Kartlegg arbeidet før dere velger KI-verktøy

Følg en virkelig sak fra start til slutt

Be en ansatt vise hvordan en nylig sak ble løst. Begynn med det som utløste arbeidet, og følg alle systemer, dokumenter, samtaler og vurderinger frem til resultatet ble brukt eller sendt. Konkrete saker avdekker mer enn en generell beskrivelse av rutinen.

Noter også omveiene: regnearket noen har laget selv, kollegaen alle spør, eller dokumentet som må dobbeltsjekkes fordi det ofte er utdatert. En KI-løsning som bygger på den formelle prosedyren alene, kan bomme på hvordan arbeidet faktisk blir gjort.

Navngi kildene og vurderingene

Skriv ned hvilke opplysninger den ansatte trenger i hvert ledd, hvor de kommer fra, og hvordan personen avgjør om de kan brukes. Skill mellom faste regler, oppdatert faginnhold, opplysninger om den aktuelle saken og erfaring som ikke finnes i et system.

1. Start.Hva setter arbeidet i gang, og hvem mottar saken?
2. Kilder.Hvilke dokumenter og systemer brukes, og hvem holder dem oppdatert?
3. Vurderinger.Hvilke valg krever fagkunnskap eller fullmakt?
4. Resultat.Hva lages, hvem bruker det, og hva skjer etterpå?

Avgrens hva KI skal hjelpe med

Beskriv hvilke opplysninger løsningen skal bruke, og hva den skal lage. Den kan for eksempel bruke et spørsmål og noen godkjente håndbøker til å lage et forslag til svar med lenker til avsnittene som er brukt. Løsningen skal ikke godkjenne saken, endre kundedata eller sende svaret.

Hvis dere ikke kan forklare KI-delen i én eller to setninger, er bruksområdet sannsynligvis for stort. Del det opp til dere kan teste en tydelig funksjon uten å bygge resten av systemet samtidig.

Beskriv hva som skjer når løsningen ikke kan svare

Bestem hvordan løsningen skal opptre når kildene mangler, informasjonen motsier seg selv, eller brukeren ber om noe utenfor bruksområdet. Løsningen kan be om mer informasjon, vise at kildene er uenige eller sende saken til en bestemt medarbeider eller faggruppe.

Den ansatte som kontrollerer resultatet, må se kildene og kunne rette eller forkaste forslaget. En godkjenningsknapp er ikke nok hvis personen mangler informasjonen som trengs for å oppdage feil.

Bruk beskrivelsen til å planlegge prototypen

Beskrivelsen gir dere konkrete eksempler å teste, en liste over kilder og tilganger og en oversikt over hva grensesnittet må vise. Den avdekker også hvilke spørsmål fagfolk innen sikkerhet, personvern eller juss må ta stilling til.

Jeg kan kartlegge arbeidet sammen med de ansatte og bruke beskrivelsen til å lage en prototype dere kan prøve. Da tester vi hvordan løsningen fungerer i det faktiske arbeidet, med riktige kilder og nødvendig kontroll.