Kartlegg hva de ansatte bruker KI til
Be teamet vise konkrete eksempler: oppgaven de skulle løse, verktøyet de brukte, opplysningene de la inn, og hva de gjorde med resultatet. Ta med både vellykkede og mislykkede forsøk. Ellers får dere bare se demonstrasjonene folk er stolte av.
Forklar at målet er å finne gode rutiner, ikke å kontrollere enkeltpersoner. Spør hvor ofte verktøyene brukes, hvilket arbeid som går raskere, hvilke feil som går igjen, og hvor mye kontroll eller omskriving som kreves.
Skill mellom opplysninger og konsekvenser
Idéarbeid med offentlig informasjon krever andre regler enn behandling av interne dokumenter eller personopplysninger. Feil i et privat notat kan også få mindre alvorlige følger enn feil i innhold som publiseres eller sendes til en kunde.
Lag en enkel oversikt med tre nivåer: bruk som er tillatt med godkjente verktøy, bruk som krever avklaring, og bruk som ikke er tillatt. Legg ved konkrete eksempler fra teamet, slik at ansatte slipper å tolke generelle regler i hver enkelt situasjon.
Del hele arbeidsmåten, ikke bare instruksjonen
En god mal bør vise hvilke kilder den ansatte kan bruke, hva som skal fjernes før informasjonen legges inn, hvordan forespørselen formuleres, og hva som må kontrolleres etterpå. Det er mer nyttig enn en samling «smarte prompter» uten sammenheng.
Bruk oppgaver teamet gjør ofte. For et møtereferat kan malen for eksempel beskrive godkjent opptaksverktøy, hvem som har samtykket, hvordan beslutninger og oppgaver kontrolleres, og når råmaterialet skal slettes.
Gå gjennom erfaringene med jevne mellomrom
Sett av en kort, fast gjennomgang der teamet deler nye bruksområder, gjentatte feil og endringer i verktøyene. Oppdater malene når erfaringen viser en bedre metode, og fjern råd som ikke lenger gjelder.
Gi én person ansvar for å holde oversikten oppdatert, men la fagfolkene som utfører arbeidet, bidra med eksemplene. Involver ansvarlige for personvern og sikkerhet når bruken omfatter nye typer opplysninger eller eksterne tjenester.
Vurder en felles løsning når mange gjør det samme
Hvis flere ansatte bruker de samme kildene, gjentar den samme fremgangsmåten og kontrollerer resultatene på samme måte, kan et felles verktøy være bedre enn individuelle samtaler med en modell. Da kan dere styre tilgang, kilder, maler og logging på ett sted.
Jeg kan kartlegge dagens bruk, utvikle konkrete rutiner med teamet og bygge en prototype på et felles verktøy dersom behovet er tydelig nok.